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口頭よりは文字がよい、そして問題社員対応

■1 文字にすると、受け手が口頭よりも強く感じることが多い

これはブログ等に限ったことではなく、まさに、労務管理の基本中の基本である「書面での注意指導等」にも当てはまります。

大変多くのご相談で、口頭での注意は長きにわたって何度もやってきたといわれるケースがあります。

普段からその場で注意するのは大事なのですが、注意した側の記憶はあっても「記録」がないのです。

そして、注意を受けた方は、もともと問題ありの社員が多いため、注意をされてもすぐに忘れてしまう(または、反省しない)傾向が極めて高いです。

ですので、複数回目の注意の場合は過去の注意歴も含めて、書面で「注意書」や「厳重注意書」などとして、問題社員に渡すべきです。

渡された方は、良心が残っているなら改善するかもしれませんし、普通の問題社員なら会社に居づらくなってきます。

実は、注意指導などを文字にすると、結構効果がある場合が多いのです。

口頭だけの場合と、文字を含めた場合との比較では、かなり違うと肌で感じます。


■2 問題社員はなぜ辞めないか?

とってもシンプルですが、会社が求める仕事をしなくてもそれほど注意されることがなく、自分にとって好都合で居心地が良ため、会社を辞めません。

そして、上長や管理職が悩んでしまうか、放置したりするので、状況が変わらないまま時が過ぎていきます。

あまりにひどい場合は口頭で注意されると思いますが、本人からすれば、無視しておけばどうせ放置されると思っているのか、ほとんど効き目がありません。

ですので、口頭だけではなく「文字」にするのです。

文字は、口頭より、人の心に刺さりやすいです。

ここぞという注意等をする際、私は、文字と口頭の両方がより良いと思っています。

会社としては面倒なのですが、口頭だけよりは、効果が全然違います。


■3 問題社員にやらせること

これも、とってもシンプルです。

会社が求める業務品質・業務量を、本人にやらせることです。

普通の社員が特に問題なくできている仕事であれば、本人に障害があるなどの事情がない限り、パワハラでもなんでもありません。

ただ普通に、会社が求める仕事をしてもらえばよいだけです。

問題はここからです。

業務命令をしても、問題社員は命令に従わないわけです。

ではどうすればよいか。

かなり以前に取り上げたことですが、毎日、業務日報を書かせるのです。

会社が求める仕事に対して、毎日、朝から退社するまでどのような仕事をしたのか、時間や数値などを具体的に書かせるのです。


■4 業務日報は会社も手間だが、問題社員は非常に嫌がる

上長にもコメントを書いてもらいます。

求める仕事に対する行動結果(事実)へのコメント(淡々と書くのが重要)です。

毎日ですから、会社も手間がかかりますが、問題社員は、ほぼ100%に近い確率で嫌がります。

嫌がる理由は、仕事ができていないことが、日々明らかにされるからです。

そもそも業務日報を素直に書くような人は、問題社員にはなりません。

問題社員としては好都合で居心地のよかった会社が、業務日報を書かなければならないことにより、仕事の結果(事実)が明らかになり、自分にとって不都合で居心地の悪い会社に変わるのです。

繰り返しになりますが、問題社員は業務日報を非常に嫌がりますが、断固として書かせてください。

そうすれば、問題社員の居心地が悪くなり(会社は普通の業務命令をしているだけです)、新天地を探し始めるようになり、問題がいつの間にか解決することが多いです。

いつの間にとは、あえて平均化しますと、だいたい一か月ぐらいでしょうか。


あくまで、業務日報は、問題社員の仕事内容の見える化です。

見える化しないと、教育指導のしようがありません。

教育指導をして、問題社員が普通の社員になってくれれば、それで良いのです。

「なんで私だけに業務日報をかかせるんだ。嫌がらせでありパワハラだ」と主張してくるかもしれませんが、会社としては、本人のどこに問題点があるのかを認識していかないと、改善のための教育指導ができません。

ですから、業務日報を書いてもらうわけで、嫌がらせでもパワハラでもありません。

会社としてなすべき、「改善の機会の付与・教育指導の充実」のために、やるのです。


■5 おわりに

業務日報を書かせることなく、お互い普通に日々を過ごせるならよいのですが、そうでない場合は、業務日報は効果があります。

普通に仕事をしてもらって、普通に賃金を支払うのが、「対等な普通の労働契約」です。

問題のある社員が普通になってくれれば、それでよいわけです。

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