労務管理で重要な書類の渡し方

1 労務管理で重要な書類

まず思い浮かびますのは、退職関係の書類です。

退職届に対する退職承諾書や、退職勧奨による退職合意書です。

これらは、何年何月何日付で雇用契約が終了するのかを明確にする重要書類です。

その他、厳重注意書など、たくさんありますが、大雑把に申し上げますと、会社と従業員との雇用契約をどうするのか(していくのか)に、大いに関係する書類です。

2 手渡す場合

会社の封筒などに入れたりすることがあるかもしれませんが、個人的には「裸の紙の状態」で渡すのが良いと考えています。

理由は、上記1のような書類を発行せざるを得ない人というのは、普通の状況ではない場合がほとんどですので、封筒などに入れてしまうと、「そんな書類入っていませんでした」と開き直る可能性があるからです。

ですので、封筒などには入れず、本人に渡す前に目の前で書面の内容を読みあげたうえで、裸のまま渡すのが良いと考えています。

このようにした場合、さすがに、「そんな書類渡されていませんし、知りません」とは言えないでしょう。

事案によっては、念のため、書類を受領した旨のサインをさせたりしますが、ケースバイケースです。

3 郵送する場合

私がこれまで好きだったのは、特定記録郵便です。

内容証明の方が固いのですが、相手が受け取りを拒否した場合に、よろしくありません。

レターパックもありますが、レターパックは、手元に残る記録が追跡番号しかありません。

差出人と受取人と追跡番号を、ポスト投函前に写真で撮影しておかないと、明確な記録が残りません。

ちなみに、レターパックプラスだと、手渡しになりますので、内容証明と同じく受け取り拒否リスクがあります。

(レターパックライトは、相手のポストに投函するタイプです。)

 

特定記録郵便であれば、郵便局の端末で、差出人と受取人とを読み取ったうえで、差出人・受取人・追跡番号が明記されたレシートをもらえます。

特定記録郵便もレターパックも、書類が相手に届いたことを証明してくれため、法的に「到達」を立証するのに便利なツールです。

あとは、事案にもよりますが、書類を送付する前に、相手に事前に説明しておくこともあります。

ここまでが、これまでの実務対応だったのですが、事案によっては、次のような「もう一工夫」を加えた方が良いとの見解がありましたので、今後、私の実務に取り入れていこうと考えています。

理由は、特定記録郵便やレターパックで郵送した書類に対し、相手から「何か書類は届いたが、会社が言うような書類ではなかった」という反論に対応するためです。

 

【もう一工夫(私見も加えます)】

特定記録郵便やレターパックで郵送する際、書類を封入し、投函するすべての過程を動画で記録し、追跡番号等で会社が送付した文書と相手に到達した文書が同一であると立証できるようにする工夫。

※私見としては、投函するすべての過程を動画で記録するのであれば、特定記録郵便は郵便局の窓口でしか出せませんので、動画撮影はかなり怪しまれるかと思います。

そうしますと、もう一工夫を加えるとすれば、郵便局に行かなくても済むレターパックの方が実行しやすいかと思います。