労働時間管理はどこまでやれば良いのか?

裁判や労働行政からの指摘に備えるため、企業は労働時間管理をどこまでするべきなのでしょうか?

労務問題専門の冨島社労士が解説いたします。

1 労働時間管理がどんどん厳しくなっている

2017年1月、厚生労働省が労働時間に関する新ガイドラインを出しました。

以前のメルマガでご案内しましたが、過去の判例等を踏まえ、ガイドラインとしてまとめています。

過重労働等による健康障害等の発生が政府の取り組みを加速させていますが、今後この点が更に厳しくなっていくことは容易に想像できます。

また、労使間のトラブルでは、未払い残業代請求事案が多発しています。

様々な要因がありますが、労働者側が主張する時間が労働時間であったかどうか、また、そもそも会社の労働時間管理がどのようになされていたのかなどが、争点になることが非常に多いです。

2 タイムカードなど、客観的に残る記録はあった方が良いか?

結論から言いますと、あった方が良いと考えています。

理由はたくさんあるのですが、会社としてタイムカード等の記録がないと、そもそも会社が労働時間管理をしていたのかと問われたときに、反論が難しくなります。

上記ガイドラインでは使用者が現認することを明記していますが、毎日上司が部下の誰よりも早く出社し一人ひとりの出勤時間を現認して記録し、全員が退社するまで現認して記録するというのは、結構難しいと思います。

一方、労働者側はタイムカード等が無くても、スマホのアプリで残業時間等を簡単に毎日確実に記録できます。

労働者側には自分で立証する記録(労働時間かどうか疑わしくても)があり、会社には反論する証拠がない、となると苦しくなります。

従いまして、会社としては、労働時間を客観的な記録で残すべきという結論になってきます。

ただし、例えばタイムカードで言いますと、始業終業の打刻の間の実労働時間は何時間だったのか、休憩時間(お昼休憩や、遊んでいた時間など)は何時間だったのかを、会社としては面倒でも把握していく努力が必要となってきます。

3 労働時間であったかどうかの確認検証

非常によくあるケースは、早出残業やだらだら残業、勝手な残業などです。

出社時にわざとタイムカードの打刻を早くし、退社時はなるべく遅くして、生活のための残業代を稼ごうという意図が感じられる場合もあります。

どのように確認検証作業をすればよいか、裁判例等を参考に、会社としてやるべきことの一例を挙げますと、下記のようなことになってきます。

  • 早出残業やだらだら残業、勝手な残業は就業規則で明確に禁止する。

  • 早出残業やどうしても必要な残業は、事前に上司に申請し許可や承認があってはじめて労働時間とする。

  • 上司への申請がない場合や、許可・承認が無いにもかかわらず残業をした場合、必ず上司が本人にその理由等を確認し、ルール違反や不要な残業について注意指導をし、その注意指導の内容も記録に残す。

  • 理想は、タイムカード等の時間と実際の労働時間の乖離があるかどうか、上司が前日分を毎日確認する。

  • 乖離があった場合も、上司が本人に理由等を確認し、注意指導等含め記録に残す。

  • 上記で本人と上司が確認し、実際の労働時間として記録を修正等した場合には、必ず本人が確認したと後でわかるよう記録に残しておく。

  • 残業の申請許可主義の就業規則は世の中に沢山あるが、適切な運用が非常に大事。

  • 上記に挙げたことは、すべて書面等で記録化する。

 

4 なぜこんな面倒なことをやるのか?

当然、未払い残業代請求事案が発生した場合に備えるためですが、労働行政からの指摘を無くすためでもあります。

また、とても重要なことは、仕事ができない(やらない)人が残業代で得をして、仕事ができて正直なまじめな人が得をしないというのは、企業にとってマイナスにしかなりません。

このような不条理なことを放置しておくと、従業員全体のモチベーションに確実に悪影響を及ぼし、良い人材の離職につながる要因ともなりかねません。

報われる人とそうでない人とをしっかり区別する、査定も適正にする、そして会社全体を良い雰囲気にする(悪い雰囲気にしない)には、適切な労働時間管理は避けて通れないものだと思っています。

どこまで具体的に取り組むかは、従業員数や業種、管理する人員の問題等で一概には言えませんが、なるべくベターな方向に向かっていただいた方が良いということだけは、どの会社さまでも共通だと思います。

最後に、普通の従業員の方であれば、労働時間管理にそんなに手間をかけなくて済むはずです。

一部の普通でない人には、やはりそれなりの手間がかかりますが、会社全体を守るためには必要なことだと思います。