書類の保存期間

労基法では、記録の保存を3年間義務付けています。

書類の種類と、いつから3年間なのか(起算日)は、以下の通りです。

  • 書類の種類→起算日

という形式で整理します。

  • 労働者名簿→労働者の死亡、退職又は解雇の日

  • 賃金台帳→最後の記入をした日

  • 雇入れ又は退職に関する書類→労働者の退職又は死亡の日

  • 災害補償に関する書類→災害補償の終った日

  • 賃金その他労働関係に関する重要な書類(出勤簿、タイムカード、36協定等)→その完結の日

このように規定されていますが、これはあくまで労基法の規定です。

私は、上記書類の内、退職に関する書類は「永久(または最低10年以上)保存して下さい」と申し上げています。

なぜならば、解雇に関する時効はないからです。

ある裁判例では、解雇から10年後に裁判を起こした元従業員もいます。

本件は、会社の勝利でしたが。

退職した元従業員から、いつ、どのような難癖をつけられるかわかりません。

解雇無効や退職に関する手続が不当だ、などと何年も経ってから言ってくるかもしれません。

そのようなケースに備えて、使用者側で反証できるよう、退職に関する書類は「永久保存(または最低10年以上)」が良いかと、私は考えています。

また、その他の書類につきましても、労基法を超える保存が望ましいと考えています。

なぜならば、在籍している従業員が外部の労働組合などに加入し、労働条件の改善等の団体交渉を求めてきたとき、使用者としては、3年を超えるずいぶん前から適正に労務管理をしていたのだと、説明資料として使えることもあるかと、考えるからです。

書類の保管スペースの問題も当然ありますので、どの書類をいつまで保管するか、上記をご参考にしてください。